Region Jnkpings ln Förbättringskunskap
Nationella plattformen för förbättringskunskap

A3-formuläret - problemet sammanfattat på en sida!

A3-formuläret är en sida i pappersformatet A3 där vi samlat allt vi är överens om som gäller ett bestämt förbättringsarbete, hur vi har analyserat det, de viktigaste potentiella mätningarna och handlingsplanen för att lösa problemet.

Det är ett hjälpmedel för dialog mellan alla som berörs. På A3:an kan vi gemensamt formulera problemet vi försöker lösa, behovet som finns eller gapet mellan vad vi gör och hur vi egentligen skulle kunna göra.

A3-formuläret fungerar som en guide för att förstå problemet och på ett systematiskt sätt identifiera de viktigaste orsakerna och den verkligt grundläggande orsaken bakom. 

Vänster och höger sida

Den vänstra delen av formuläret beskriver bakgrund och nuläge och vad vi kommit överens om är själva problemet eller frågan vi försöker komma till rätta med. Detta är ett viktigt steg som kräver tid för att få samsyn och därmed ett bra underlag för att prioritera rätt aktiviteter att testa.

Den högra delen är en beskrivning av hur vi ska tackla problemet, vad vi ska prioritera, för att lösa det framöver, och dessa förändringars effekt på att nå det mål vi satt upp. 

A3:an är en fast form för angreppssättet med PGSA, som kan jämföras med lean som en metod för att rutinmässigt lösa problem i vardagen varje dag, så att vi gör det vi ska göra.

Struktur för att förstå

A3:an hjälper oss att få en struktur på vårt förbättringsarbete, så att det finns en strukturerad, överenskommen förståelse och en genomtänkt process.

Ha A3-formuläret synlig för de medarbetare, kunder, patienter med flera som berörs så att den blir ett underlag för dialog.

Gör så här

  • Börja med att fylla i A3:an med post-it lappar på en tavla och sedan föra över det ni kommit fram till i punktform på formuläret. Skriv kort och tydligt. Alla ska verkligen förstått vad man har kommit överens om.  
  • Använd gärna grafer och teckningar. En välgjord A3:a står för sig själv och minskar missförstånd och felaktiga slutsatser.
  • A3:an uppmuntrar till reflektion om det lärande som gjorts och det bidrar till att det bara blir ett och samma budskap som diskuteras och granskas.
  • Detta i sin tur leder till att gruppen som arbetat fram A3:an kan vara säker på att den överenskomna handlingsplanen kommer att följas.

*Filer från Qulturum

Uppdaterad: 2017-10-25
Rolf Bardon, Qulturum, Verksamhetsnära funktion