Region Jnkpings ln Förbättringskunskap
Nationella plattformen för förbättringskunskap

A3-formuläret - problemet sammanfattat på en sida!

A3-formuläret är egentligen en A3-sida där vi samlat allt vi är överens om som gäller ett bestämt problem, hur vi har analyserat det, de viktigaste potentiella mätningarna och handlingsplanen för att lösa problemet.

Det är ett gemensamt kommunikationshjälpmedel för att formulera problemet, behovet eller gapet mellan vad vi gör och vad vi egentligen skulle kunna göra.

A3-mallen i sig fungerar som en guide för att förstå problemet, och på ett systematiskt sätt identifiera de viktigaste orsakerna punktvis liksom kanske även den verkligt grundläggande orsaken bakom. 

Vänster och höger sida

Den vänstra sidan av A3:an handlar om hur det ser ut just nu. Det börjar överst med det vi kommit överens om är själva problemet eller frågan vi försöker komma till rätta med.

Den högra sidan är en beskrivning av hur vi tror att vi ska tackla problemet för att lösa det framöver. Det kan vara både innovativa och experimentella angreppssätt.

Om lean är en beskrivning av en metod för att rutinmässigt lösa problem i vardagen varje dag så att vi gör det vi ska göra, så är A3-tänkande en fast form för angreppssättet med PGSA.

Struktur för att förstå

Det är det strukturella tänkandet som är viktigast! Om det inte finns en strukturerad, överenskommen förståelse och en genomtänkt process har A3-rapporten ingen betydelse.

A3-formuläret som hjälper dig att formulera problemet eller behovet/gapet:

Du kan börja med att göra det på en tavla med post-it lappar och sedan föra över det ni kommit fram till på formuläret.

Från nuläge till nyläge

Att beskriva hela processen, från nuläge, via analys till ett framtida nyläge, på en enda sida kräver kortfattad information. Det förutsätter en logisk diskussion och ett logiskt tänkande som leder fram till konsensus om vad man göra för att angripa problemet. Det hela måste sammanfattas i några få punkter som ska kommuniceras till övriga på enheten. Det i sin tur kräver att alla verkligen förstått vad man har kommit överens om.

En välgjord A3:a minskar missförstånd och felaktiga slutsatser. Är den välskriven står A3:an för sig själv utan extra förklaring. Tänk på att grafiska element och illustrationer fungerar bättre än summerande texter.

Reflektion och lärande

A3-rapporten i sig visar på en ömsesidig förståelse av vad man kommit överens om när det gäller att bearbeta problemet. Det uppmuntrar till reflektion om det lärande som gjorts och det bidrar till att det bara blir ett och samma budskap som diskuteras och granskas.

Ytterst leder det till att gruppen som arbetat fram A3:an kan vara säkra på att den överenskomna handlingsplanen kommer att följas!

 

Uppdaterad: 2017-06-21
Rolf Bardon, Qulturum, Verksamhetsnära funktion