Region Jnkpings ln Qulturum
plus.rjl.se/qulturum

Praktisk vägledning, en exempelsaga

På denna sida finns arbetsgången beskriven ur ett exemplifierande och berättande förhållningssätt.

Steg 1A - Identifiera verksamhetens processer

Möte  – cirka 2 timmar.

En tvärprofessionell grupp där ledningspersoner ingår identifierar sina processer och för att få stöd och hjälp bjuder de in metodstödjare för introduktion och genomgång av metoddokumentet. Efter introduktion genomförs en brainstorm där var och en funderar och skriver ner på post-it-lappar vilka processer de arbetar med. Härefter sätts post-it lapparna upp på whiteboard och diskuteras gemensamt. Diskussionen leder fram till att gruppering kan ske och på så sätt identifieras huvudprocesserna.

Mötet avslutas med att nästa mötesdatum bestäms.

Till nästa möte sammanställs post-it-lapparna, som blir underlag för systemkarta och diskussion vid nästa möte.

Materialet publiceras på intranätet/processida som arbetsmaterial, tillgängligt och transparent för alla.

Möte  – cirka 1 timme.

Vid möte 2 går man igenom sammanställningen och huvudprocesserna skrivs in i systemkartan. De post-it-lappar som inte passar in under huvudprocesserna diskuteras och placeras in i systemkartan. Eventuellt kan dessa passa bättre in under lednings- alternativt stödprocesser.

Mötet avslutas med att deltagarna får i uppdrag att till nästa möte fundera på vilka processer som ska prioriteras.

Materialet publiceras på intranätet/processida som arbetsmaterial, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 1B - Prioritera processer som ska kartläggas

Möte  – cirka 1 timme.

Verksamhetsledningen beslutar vilken/vilka processer som ska börja kartläggas och när arbetet ska starta. De diskuterar vilka professioner som ska ingå i processteamet, vem som ska vara processledare, hur tid skapas och hur förutsättningar för arbetet ska se ut.

Materialet publiceras på intranätet/processida som arbetsmaterial, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 2A  - Utse personer till processteam

Aktivitet

Processledaren formar ett tvärprofessionellt processteam (i samverkan med verksamhetsledning/handledare), 4‑7 personer, från processens olika delar. De tänkta teammedlemmarna tillfrågas och informeras om uppdrag och ansvar.

Steg 2B - Planera kartläggning

Aktivitet

Inför första teammötet förbereder processledaren sig med att gå igenom metoddokumentet med mallar, göra en preliminär tidplan för arbetet och skickar ut en inbjudan/dagordning till processteamet. Handledare bjuds in som stöd vid första mötet.

Steg 3 - Börja processarbetet - första mötet

Möte:3 timmar

För att processteamet ska få samma bild av verksamheten presenteras framtagen systemkarta. Syftet med kartläggningen diskuteras och vilka spelregler som gäller (arbetssätt/möteskultur). Processledaren presenterar den preliminära tidplanen. God framförhållning är en framgångsfaktor och för att hela teamet ska kunna delta i arbetet bokas redan nu mötestider in.

Med utgångspunkt från mallen "Processbeskrivning" påbörjas arbetet.

Innan mötet avslutas bestäms vilken information som behövs tas fram till nästa möte. Ansvar för detta fördelas inom teamet och dokumenteras i minnesanteckningarna. Teamet ser att till nästa möte behöver akutmottagningen (samverkanspartner) bjudas in då denna del i processen ska diskuteras. Dokumentationsansvarig, som är duktig på att hantera IT-verktyg, får i uppdrag att förbereda sig så att dokumentation kan ske direkt vid nästa möte. Teamet har ambitionen att dokumentationen ska vara så klar som möjligt när mötet avslutas.

Dagordning/minnesanteckning och arbetsmaterial publiceras på intranätet/processida som arbetsmaterial, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 4 - Kartlägg

Möte: Ett till fyra mötestillfällen (kan variera beroende på processens omfattning), ~2 timmar/möte

Processledaren går igenom föregående mötesanteckning och följer upp beslut. Teamet påbörjar kartläggning av processen med hjälp av flödesschema utifrån insamlat material. Under detta arbete kommer tankar, idéer och förbättringsförslag, dessa skrivs ner i mall "Handlingsplan / Aktivitetsplan" för att prioriteras när kartläggningen är klar.

I verktyget "Processbeskrivning" hänvisar man till dessa dokument.

Dagordning/minnesanteckning och arbetsmaterial publiceras på intranätet/processida som arbetsmaterial, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 5 - Mål och mätetal

Möte: – 1 timme.

För att hitta mätetal tittar teamet på hela flödet. Det är viktigt att hitta bra och enkla mätetal som visar på en väl fungerande process ur verktyget "Värdekompassens" fyra perspektiv; kliniskt, funktionellt, tillfredsställelse och kostnader. Teamet använder sig av metoden "brain-storm".

Kliniska mätetal kan fångas i eventuella kvalitetsregister.

För att veta vem som ansvarar för respektive mätetal fylls verktyget "Mätmatris" i.

I verktyget "Processbeskrivning" hänvisar man till dessa dokument.

Dagordning/minnesanteckning, processrapport och eventuellt arbetsmaterial publiceras på intranätet/processida, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 6 - Prioritera förbättringsområden

Möte: – 1 timme.

Teamet samlas för att prioritera vilka förbättringsområden som bör genomföras först. De använder som stöd mallen Pick-graf. Mötet resulterar i en handlingsplan som ska förankras i verksamhetens ledningsgrupp.

I verktyget "Processbeskrivning" hänvisas till dessa dokument.

Dagordning/minnesanteckning och arbetsmaterial publiceras på intranätet/processida som arbetsmaterial, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 7 - Dokumentera och kommunicera

Aktivitet

Skriftlig rapport sammanställs av processledaren som sedan lämnas till verksamhetens ledningsgrupp. (Vid önskemål kan processledaren bjudas in för en muntlig presentation på ett ledningsgruppsmöte.)

Steg 8 - Fortsätt processarbetet

Aktivitet

Processarbetet är förankrat i verksamhetens ledningsgrupp. Medarbetarna informeras om kartläggningen, var dokumenten finns tillgängliga och hur de ska användas som stöd i det dagliga arbetet.

Processteamets uppgift är att fortsatt utveckla processen, minst två möten per år planeras. En gång om året lämnas en årsrapport till verksamhetsledningen. I årsrapporten beskrivs det arbete som genomförts under året samt mätningar och resultat. Även planering och önskemål inför kommande år.

Den skriftliga årsrapporten i kombination med muntlig presentation ger en bra diskussion om fortsatt utveckling. Processledaren återkopplar beslut som fattas till processteamet.

Årsrapporten och beslut publiceras på intranätet, tillgängligt och transparent för alla.

Steg 9- Förbättringsarbete

Aktivitet

Hela tiden fångas förbättringsarbeten upp genom exempelvis rapporterade avvikelser, publikationer, jämförelser med andra eller idéer som kommer från medarbetare. Dessa prioriteras i "Handlingsplan/aktivitetsplan" och dokumenteras i olika förbättringsverktyg. Alla medarbetare kan delta i förbättringsarbeten som genomförs men teamet har ett övergripande ansvar för att arbetet går vidare.

Processorienterat arbetssätt

Startsida

Uppdaterad: 2015-01-08
Maria Malmström, Qulturum, Verksamhetsnära funktion