Region Jnkpings ln Qulturum
plus.rjl.se/qulturum

Mikrosystem

 

        Sju frågeställningar visar vägen

 

Ett utmärkande drag hos vården är att det är en alltmer komplex verksamhet. Det finns många olika aktörer, viljor och incitament inom vården. Politiska beslut, massmedia, professionella särintressen är bara några faktorer som gör att förhållandet mellan orsak och verkan är svårtytt  och komplext . Vården kan inte betraktas som en maskin där man kan ta ut en del som inte fungerar, laga den och sedan sätta tillbaka den. Vi behöver istället arbeta med hela systemet samtidigt och ha ett dynamiskt systemtänkande i allt vi gör.

Ett pedagogiskt sätt att förstå systemets helhet och delar, är en teoribildning där vårdens minsta och värdeskapande enhet kallas "mikrosystem". En grundpelare i denna teori är att patient, anhöriga och vårdgivare är del av samma system. Hela organisationen är till för att skapa de förutsättningar som behövs för att mötet med kunden ska bli så bra som möjligt och därigenom åstadkomma största möjliga värde. Den amerikanske forskaren och barnläkaren Paul Batalden gav sig tillsammans med sina kollegor, ut på jakt efter framgångsrika mikrosystem inom hälso- och sjukvården. Man fann att gemensamt för dessa framgångsrika mikrosystem var att;

1) de hade ett tydligt syfte med sin verksamhet

2) de visste vilka patienter de var till för

3) de visste vilka behov dessa patienter och deras familjer hade

4) de hade beskrivit och utvecklat sina processer

5) de följde och agerade utifrån sina resultat

6) de arbetade teambaserat med sina medarbetare

Vad är ett mikrosystem?

Mikrosystemet är en liten grupp av medarbetare som regelbundet arbetar tillsammans för att tillhandahålla en service eller tjänst åt en specifik kund/patientgrupp. Detta är platsen där värdet för kunden skapas. Det är här professionell kunskap utvecklas och omsätts i praktisk handling. Ett mikrosystem har gemensam målsättning, gemensamma resultat och gemensam informationsstruktur. Patienten är en viktig del i mikrosystem och bidrar aktivt till hur tjänsten levereras.

Exempel på mikrosystem kan vara en del av en vårdavdelning där man vårdar en typ av patientgrupp. Det kan vara en del av en ekonomiavdelning som hanterar en viss typ av kunder, det kan vara ett ledningsteam som fungerar gemensamt för att leda en verksamhet. Det är kunden och inte medarbetaren som avgränsar mikrosystemet.

 


Mikrosystem: 5 P - en arbetsmodell

  • Purpose/syfte (vad är syfte och mål med vårt arbete?
  • Patient/kund (vilka är våra patienter/kunder och deras unika behov?)
  • People/medarbetare (vilka är våra medarbetare?)
  • Processer/flöden (hur ser våra processer ut? Vilka har vi?)
  • Patterns/mönster (våra resultat? hur jämn är vår process, vilka variationer har vi, mäter vi över tid?

5P - kort beskrivning (pdf)

 


Kliniska mikrosystem - en studiecirkel

Studiecirkel i mikrosystem är ett program där du får lära dig att titta på ditt mikrosystem med nya ögon. Har du erfarenhet av förbättringsarbete och vill utveckla ditt arbete ytterligare kan en studiecirkel med likasinnade vara något för dig.

I studiecirkeln följer vi en vägkarta med sju anhalter. Innehållet i dessa kan du läsa nedan:

  1. Mikrosystem - varför finns vi till?
  2. Att mäta i mikrosystemet
  3. Hur identifierar vi gapet mellan nuläge och önskat framtida läge?
  4. Hur utvecklar vi sambandskartor?
  5. Hur hittar vi missade möjligheter och slöseri?
  6. Hur prioriterar vi vårt förbättringsarbete
  7. Hur blir förbättringsarbete en naturlig del av vardagen?

 

1. Mikrosystem – varför finns vi till?

"Vi lär genom att vi gör!"

I utvecklingsarbetet inom Region Jönköpings län har vi insett att vi lär genom att göra. Erfarenheten visar att vi lär oss bättre om vi lär tillsammans och att alla medarbetare och patienter har mycket att bidra med. Vi behöver förändra våra arbetssätt så att vi blir bra på att ta hand om och använda allas kunskap och erfarenheter samt att sprida dessa.

Kliniska mikrosystem erbjuder oss en metod för att förändra våra arbetssätt så att allas kompetens tas tillvara och minskar skillnader mellan vad vi borde göra och det vi faktiskt gör.

I detta program samtalar vi om principerna och metoderna inom mikrosystemteorin. Vi lär oss introducera och leda ett mikrosystem. Vi bjuds också in att granska våra arbetssätt genom att göra reflektioner kring den teoretiska grunden och vårt dagliga arbete. Härigenom stimulerar programmet till nyfikenhet och sökandet efter positiva beteenden. När programmet är slut har vi planer och strategier för det fortsatta arbetet och förhoppningsvis en känsla av att det är nu det börjar.

Målgrupp

Programmet vänder sig till arbetslag från alla verksamheter och nivåer som vill förbättra det dagliga mötet med patienter/kunder; till oss som söker en djupare förståelse och metoder för teamutveckling där patienten/kunden är delaktig.

Målet med studiecirkeln är att utveckla vår förståelse för vårt eget och andras mikrosystem och förbättra våra prestationer i mikrosystemet.

2. Att mäta i mikrosystemet

Mätningar blir allt viktigare inom svensk hälso- och sjukvård. Det kan finnas olika syften med att mäta. Inom hälso- och sjukvård är det vanligt att man mäter för att beforska något. Det kan handla om en ny behandlingsmetod eller effekter av en ny medicin.

Ett annat syfte att mäta handlar om jämförelse. Man mäter för att jämföra enhet A med enhet B. I andra länder som USA med ett annat hälso- och sjukvårdssystem, har denna typ av mätningar varit oerhört viktiga. Att klara sig dåligt vid en jämförelse kan innebära nedläggning och uteblivna ersättningar från försäkringsbolag och andra.

Det tredje syftet man kan ha när man vill mäta är att mäta för att följa om en förändring är en förbättring. Det vill säga man använder mätningen i utvecklingen av kvaliten på tjänsten.

3. Identifiera kvalitetsgapet i mikrosystem

När vi vet vad vi vill och vi kan beskriva nuläget genom baslinjemätningar så uppstår ofta en aha-känsla eller kanske en ojojojo-känsla. Helt plötsligt så kan vi identifera gapet mellan vad vi vet och vad vi gör. Ibland kan man bli nedtyngd av dessa fakta men om man har redskapen att förändra så blir gapet en kraft och motivation till förändring. Ett mycket användbart redskap är PGSA-hjulet.

4. Hur utvecklar vi sambandskartor?

Att identifera viktiga arbetsprocesser, beskriva och utveckla dessa är viktigt utvecklingsarbete i mikrosystemet. 
Att alla medarbetare vet hur arbetet fungerar är viktigt.

5. Hur hittar vi missade möjligheter och slöseri?

Det går inte att som professionell yrkesutövare tolerera att vi har slöseri, onödigt arbete, dubbelarbete, variationer i behandlingsresultat som inte beror på patienters olika behov och förutsättningar. En kostnadseffektiv vård utan slöseri kan skapa förutsättningar för att vi kan möta vårdbehov, både nuvarande och kommande. Detta för att vi även fortsättningsvis ska skapa bästa möjliga värde för dem vi är till för, patienterna.

6. Hur prioriterar vi vårt utvecklingsarbete

Går det att förändra allt på en gång? Kanske inte – men att identifiera vilka förbättringsarbeten som är viktigast för verksamheten och kunden är viktigt för ett bra ledarskap.

7. Hur blir förbättringsarbete en naturlig del i vardagen?

Att formera teamen utifrån olika kunskapsområden inom förbättringskunskap är lika viktigt som att ha en teambaserad verksamhet när man bedriver vård. Vem har vi som kan mätningar bäst? Vem är intresserad av kvalitets- och utvecklingsmetoder? Vem kan dokumentera och sprida vårt utvecklingsarbete och våra erfarenheter? Detta är några av de rollerna som behövs i ett förbättringsteam. Men det viktigaste av allt: kvalitet är personligt – hur kan jag arbeta med att förbättra mitt arbete dagligen samtidigt som jag förbättrar det?

Kontakt

Qulturum
qulturum@rjl.se

Bra länkar

Goda exempel

En studentuppsats om ett mikrosystems processer - på en neonatalavdelning

Webbradio

Lyssna på ett samtal med Marjorie Godfrey about Clinical Microsystem.

From the radio show Conversations on Health Care, nov 7th, 2012

Marjorie is a national and international leader in designing and implementing improvement strategies in the place where patients, families and care teams meet - in the clinical microsystem. She discusses her strategies for improving the work flow in the clinical care environment by empowering nurse leaders and coaches within the health care system.

Böcker

En inspirationsbok som tränger djupare in i frågeställningarna och tar hjälp av personer i landstingets organisation som har påbörjat, och ofta kommit långt på sin resa. Hur har de tänkt och agerat? Vilka resultat har de nått? Verksamheter och utvecklingsledare ger sina svar och ställer nya frågor som lockar till reflektion.

Inspirationsboken innehåller även en beskrivning av verktyg och metoder som är särskilt värdefulla i arbetet med mikrosystem.

Den tryckta upplagan är slutsåld.

Uppdaterad: 2017-06-13
Rebecka Berger, Qulturum, Verksamhetsnära funktion