Region Jnkpings ln Qulturum
plus.rjl.se/qulturum

Processarbete

Processarbete



Processteam - roller och uppdrag

  • Utse processledare/ansvarig
  • Identifiera teammedlemmar - det är viktigt att alla delar av processen är representerade

Uppdrag processteam

  • Kartlägga och beskriva processen
  • Utveckla processen och genomföra förbättringsarbete
  • Kontinuerligt (minst 1ggn/år) följa upp och utvärdera processens resultat kopplat till dess mål
  • Årligen revidera processens dokument
  • Kontinuerlig återkoppling till ledningen hur processen fungerar - resultat kopplat till processens mål och och förbättringsarbete, resurser etc. (minst 1 ggn/år)
  • Regelbunden omvärldsanalys kopplat till processen
  • Säkerställa att alla berörda medarbetare kontinuerligt informeras om aktuella riktlinjer och processens rutiner

Uppdrag processledare

Ansvarar för kartläggning, utveckling och uppföljning av processen

Definitioner

Processägare, processledare, processteam, definition se Ordlista

 
Planering av kartläggning

För att kunna genomföra alla nödvändiga steg effektivt krävs planering.

  • Ta fram tidsplan och gör mötesplanering, tid och plats
  • Säkra ledningens stöd för processarbetet
  • Ta fram kommunikationplan, se Kommunikationsplanering

Omfattningen av processarbetet ska inte underskattas. Beräkning av tidsåtgång och uppgift om när kartläggningen ska vara klar är viktigt. För att arbetet ska bli effektivt och inte tappa tempo krävs att deltagarna får avsatt tid för att medverka i arbetet och gärna att mötesträffarna kommer relativt tätt. Processens storlek och detaljeringsgraden påverkar tidsåtgång.

Arbetet blir mer effektivt om en person med erfarenhet av processarbete finns med som handledare vid framför allt uppstarten.

Att tänka på för effektiva möten


Börja processarbetet - första mötet

Det är viktigt att teamet har en gemensam bild av helheten. Använd organisationens/verksamhetens/enhetens systemkarta för att skapa denna förståelsen. Det är även viktigt att teamet får en gemensam bild av uppdrag, förutsättningar och mål.

  • Klargör förväntningar, mål och syfte med processarbetet.
  • Tydliggör mål för processen.
  • Bakgrund/fakta/nulägesanalys - vilken fakta finns runt processen?
  • Definiera kund
  • Bestäm avgränsningar - var startar och slutar processen
  • Vilka kan påverka/påverkas av processen? Vilka behöver samverka? Säkerställ att alla delar av processen finns representerade. Hur kan vi involvera/inhämta synpunkter från kunder?
  • Tider för de närmaste mötena se Tidplanför processarbete

Det är viktigt att alla deltagare i processteamet är närvarande vid alla möten för att få samma information och kunskap.

Tips!

Gå flödet tillsammans i teamet.


Processkartläggning

För att få en gemensam bild av processen och de behov den ska tillgodose behöver kartläggning göras.

Detta kan göras med post-it-lappar eller direkt i ett IT-stöd. Eventuellt får man träffas flera gånger för att fullfölja kartläggningen.

  • Fokusera alltid på kundens/varans väg genom processen.
  • Gör en behovskartläggning, se Personcentrerad processkartläggning
  • Gör ett flödesschema - beskriv nu- och/eller nyläge, se Flödesschema
  • Genomför en riskanalys utifrån processens olika steg i PCP eller flödesschema, se mall i högerspalt. Skriv vid varje aktivitet vem som är inblandad och ange dokument/information som är aktuell. Man kan även hänvisa till t.ex. datasystem, kliniska riktlinjer, rutiner eller andra informationskällor. Om de saknas/ej är aktuella leder detta till förbättringsarbeten.
  • Publicera processkartläggningen, och markera som "Arbetsmaterial" fram tills dess att den är fastställd.
  • Parallellt med kartläggning fångas förbättringsförslag upp. Det kan gälla något som behöver kontrolleras till nästa gång eller genomföras senare, se Handlingsplan/aktivitetsplan

Dokumentera och kommunicera

När processkartläggningen är klar, och det tagits fram mål och mätningar för processen och förbättringsarbeten är prioriterade, ska detta dokumenteras i en skriftlig rapport. Denna rapport kan kommuniceras till exempelvis verksamhetsledningen och andra som berörs av processen.

Uppdaterad: 2018-06-05
Maria Malmström, Qulturum, RLK o Verksamhetsnära funktion