Region Jnkpings ln Qulturum
plus.rjl.se/qulturum

90-dagars – Beskriv och scanna

På denna sida beskrivs den första fasen i innovationscykeln som heter kartläggning och scanning.

Fas ett utförs enligt modellen under de första 30 dagarna i projektet. En riktlinje är här att under den första veckan färdigställa själva kartläggningen för att sedan ägna återstående tid till scanning

Kartlägg ditt projekt

Börja de första sju dagarna av projektet med att göra en kartläggning av följande delar. Detta ger dig en bra grund för att både ta beslut längre fram i projektet och för att informera andra intressenter.

  • Definitiera innovationsområde – Börja kartläggningen med att svara på ett antal viktiga frågeställningar som definierar den område som innovationsprojektet rör. Det är här du problematiserar, identifierar mål, risker och nyckelpersoner. Dessa frågor hittar du arbetsblad 1 och 2.
  • Kartlägg relationsnätverk – När du ska gå vidare med att arbeta med ditt innovationsprojekt blir det viktigt att ha bra nätverk. Här behöver du identifiera kopplingar både till den verksamhet som är fokus för innovationen och till organisationsledningen. Kartlägg också vilka kopplingar som finns mellan organisationsledningen och den verksamhet som är fokus för innovationen. Utgå från de kopplingar du redan har och fundera också på vilka kopplingar som behövs för att stödja ditt projekt. Använd med fördel arbetsblad 3 för att kartlägga relationsnätverket.
  • Resursätt projektet – resurser i projekt är alltid svårt och desto viktigare att resurssättningen blir tydlig. Vem har vilken roll och hur mycket tid har varje person. Se arbetsblad 4 som beskriver de viktiga rollerna i innovationsteamet och använd arbetsblad 4 för att resurssätta projektet.
  • Avgränsning – det är inte alltid som de ursprungliga ambitionerna för ett projekt går att realisera och det kan då bli aktuellt att avgränsa projektet. Du kan då använda arbetsblad 5.

Oavsett om du använder arbetsbladen på den här sidan eller någon annan struktur är det viktigt att dokumentera en kartläggning och beskrivning av projektet inledningsvis. Man kan ofta behöva gå tillbaka och studera den ursprungliga idén och tankarna och beskrivningen kan också vara till hjälp i framtida projekt.

Viktiga roller i innovationsprojektet

Nedan presenteras ett antal viktiga roller i innovationsteamet. Använd gärna arbetsblad 4 för att identifiera personerna i ditt projekt.

  • Senior projektsponsor (senior forskningssponsor) – Detta kan vara en chef representerad i organisationsledningen eller på motsvarande nivå. Handlar det om ett mer forskningsinriktat projekt kan det handla om en professor, forskningschef eller liknande. Projektsponsorn brukar inte ha en aktiv roll i projektet utan fungerar oftast som rådgivare och som länk till organisationsledningen om beslut måste tas på en högre nivå eller om ledningen har frågor angående projektet.
  • Projektledare – Projektledaren är huvudansvarig för genomförandet av projektet och är den som har mest avsatt tid, oftast inte mindre än 30 %. Projektledaren är också den som har löpande kontakt med beställare/kund till projektet.
  • Projektteam – Utöver projektledaren kan flera personer från utvecklingsavdelningen vara med projektet så som andra utvecklingsledare, verksamhetsutvecklare, informatör, koordinator.
  • Forskningsassistent – Om möjlighet finns är det en fördel att ha en forskningsassistent i ett innovationsprojekt. Denna person kan stötta i både kartläggningsarbetet och dokumentationen av projektet.
  • Verksamhetsrepresentanter – Om innovationen är riktad mot en specifik verksamhet eller en process är det viktigt att ha några verksamhetsrepresentanter med i innovationsteamet. Gärna personer med olika kompetens.
  • Övriga personer – Andra viktiga personer som är bra att informera beroende på vilket område som projektet berör. Det han handla om juridikkompetens, IT-kompetens osv.

Scanning

Nästa steg i projektmodellen är en fas som kallas för scanning. Det är under denna period som mest information om problemet kommer samlas in. Scanningen görs i korta cykler där varje cykel ger input till nästa.

I denna modell används något som kallas för 2-2-1-1 metoden för att scanna av källor på information om ditt problem.

  • 2 – Två vetenskapliga artiklar. Forskning är en mycket bra informations- och inspirationskälla i innovationsprojekt. Det finns några sökmotorer du kan nå utan någon särskild behörighet, exempelvis Google scholar. Det går att få hjälp att söka artiklar på de flesta bibliotek. Har du en forskningsassistent eller en student i ditt projekt har dessa ofta både tillgång till databaser och kunskap och artikelsökning. De första artiklarna du hittar kommer kunna ge dig ledtrådar till nya sökord i nästa scanningscykel.
  • 2 – Två organisationer likt din egen. Här handlar det om att det dela med sig mellan organisationer. Har någon annan organisation arbetat med samma problem eller gör de till och med ett utvecklingsarbete samtidigt som du? Här går det att börja med att hitta information via en webbplats eller en rapport. I nästa cykel tar du personlig kontakt och i nästa gör du ett studiebesök.
  • 1 – En out of the box thinker. Ibland kommer de bästa idéerna från de minst anade källorna. En "out of the box thinker" kan vara en släkting, vän eller någon annan person som befinner sig i en helt annan kontext. Berätta om ditt problem och fråga vad personen tänker.
  • 1 – En slutkund. Ofta beskrivs problemet för en innovation från någon inom organisationen. Om det är en process eller rutin som på något sätt rör slutkunden till organisationen är en sådan person också en mycket värdefull källa för information.

Efter varje cykel behöver du stämma av och diskutera den information du hittat med ditt team.

Gör så många scanningscykler du hinner. Använd gärna arbetsblad 6 för att strukturera din scanning.

Under scanningsfasen kommer du förhoppningsvis stöta på personer som tillsammans kan bilda ett viktigt kontaktnätverk för din innovation. Samla på dig och strukturera upp ditt innovationsnätverk genom hela projektet. Dessa personer kan också bli värdefulla kontakter i kommande projekt. Använd gärna arbetsblad 8.

Brainstorming

Utöver all information och idéer som kommer från externa källor i scanningarbetet är det viktigt att tömma ut den kreativitet som finns i innovationsteamet. Den finns en uppsjö av brainstorming-övningar. Här är ett exempel på en som kallas för Mash-up. (se arbetsblad 8)

  • Börja med att varje person för sig själv listar tre stycken gamla idéer eller tekniker som inte längre har något nyhetsvärde, samt tre stycken nya idéer eller tekniker som fungerar bra i sin befintliga kontext.  
  • Därefter går man runt till varje person i teamet som får berätta om både sina gamla och nya idéer som man skrivit ner. Under tiden som de andra berättar lyssnar varje person i rummet noga och ska försöka snappa upp en eller flera idéer som känns användbara.
  • Det sista steget är att nu försöka kombinera någon av de gamla och någon av de nya idéerna till en helt ny idé. Man kan här med fördel använda någon av dem man snappat upp. Beskriv van innovationen gör och hur den kan skapa nytta.

 

Uppdaterad: 2018-10-11
Agata Rukat, Qulturum, RLK o Verksamhetsnära funktion