Region Jnkpings ln Qulturum
plus.rjl.se/qulturum

Information och tips till dig som arrangör av en digital aktivitet

I Region Jönköpings län arbetar vi med flera olika plattformar. De tre vanligaste är Skype, Cisco och Zoom.

Önskar du stöd i att komma i gång med digitala möten/workshopar/utbildningar kontakta Vi stödjer dig i:

  • valet av digital plattform och tekniska funktioner
  • hur du bäst kan planera, genomföra och följa upp på egen hand.

_______________________________________________

Valet av digital plattform

Skillnad mellan Cisco och Skype

Zoom - används endast vid behov av virtuella grupprum

_______________________________________________

Hur du bäst kan planera, genomföra och följa upp på egen hand

 

  1. Planering inför ett möte

  2. Under ett möte

  3. Efter ett möte 

 

Planering inför ett möte

  • Tänk på att ett digitalt möte bör hållas kortare än ett fysiskt möte och bygg det i kortare block med flera pauser
  • Viktigt att du som mötesledare är trygg i tekniken och med de ev. mötesverktyg som ska användas
  • Viktigt med ett minutkörschema och att hålla tidsramarna
  • Be om hjälp med roller för tidshållare och sekreterare. Antingen utses rollerna i förväg eller i början av mötet
  • I inbjudan bifoga tips till mötesdeltagare och en instruktion till systemet som används. Ange telefonnummer att kontakta för teknisk support
  • Skicka ut agenda och möteslänk några dagar i förväg, bifoga eventuella frågeställningar som ska diskuteras
  • Säkerställ att tekniken fungerar, både för dig som mötesledare och deltagare. Be deltagarna att koppla upp sig i god tid innan mötet. Erbjud möte för att testa tekniken ett par dagar före med den utrustning deltagarna tänkt använda
  • Se till att din bakgrund är neutral och att ljuset är ok
  • Skriv ut deltagarlistan för att checka av vilka som deltar
  • Beroende på storlek/form på mötet, bestäm om och hur chatten ska användas
  • Om ni inte kan ha med alla föreläsare live i ert digitala möte kan ni även be föreläsaren spela in sin föreläsning. PowerPoint har ett inbyggt skärminspelningsverktyg, se manualer. Ni kan publicera det inspelade materialet på Vimeo eller YouTube och på så vis göra det nåbart via länk för deltagarna i mötet.
  • Om en synskadad person deltar behöver du tänka på att anpassa mötet, se förslag på hur.

Under ett möte

  • Ha en check in cirka 30 minuter före mötets start för att:
    • säkerställa tekniken, be deltagarna testa sin kamera och mikrofon
    • hälsa välkommen, småprata gärna tills mötet börjar.
  • Skapa mötesregler, t ex att deltagarna ska använda mute när de inte pratar, vara närvarande, sätta mobil på ljudlös. Informera om t ex chatt och när den ska gås igenom samt hur man begär ordet, talarordning kan till exempel vara ett stöd. Använd chatten med måtta, signalera sådant som är viktigt (men distrahera inte i onödan)
  • Presentation av mötesdeltagare. Hur du gör detta beror på mötets storlek. Be t.ex. deltagarna att skriva, namn och verksamhet i chatten
  • Var gärna personlig för att skapa en god stämning. Använd deltagarnas namn vid tilltalanden
  • Viktigt att involvera alla. Balans i samtalet - alla får komma till tals; ingen dominerar; konstruktiv dialog. Använd gärna deltagarlistan som stöd. Tänk på att beskriva dina bilder om deltagare är med på telefon eller har en synnedsättning.
  • Vill du framhålla presentatören, be de andra stänga av ljud och kamera så hen kommer i fokus
  • Glöm inte paus. Exempel på pausgymnastik.
  • Var inte rädd för en tyst stund, särskilt om du ställt en fråga som deltagarna behöver tänka över
  • Spara ned chatten om det är aktuellt
  • Spela in mötet om det är möjligt och behov finns. Viktig att informera deltagarna i förväg
  • Summera mötet

Efter ett möte

  • Utvärdera mötet

Uppdaterad: 2021-01-22
Karin Börrisson, Qulturum, RLK o Verksamhetsnära funktion